Tempus fugit! Concluez la présentation à l’heure prévue.

Sed fugit interea, fugit irreparabile tempus, singula dum capti circumvectamur amore. Mais en attendant, il fuit; le temps fuit sans retour, tandis que nous errons, prisonniers de notre amour du détail.

Le poète romain Virgile a écrit ces lignes il y a plus de 1700 ans. Toujours d'actualité, ces mots de sagesse expliquent souvent la cause des retards et des longueurs de ces présentations auxquelles nous assistons à chaque semaine. Voici les 5 causes et des pistes de solution pour réparer des présentations qui n'en finissent plus de finir:

  1. Diapositives coûteuses. Trop de temps passé sur la composition des diapositives, trop peu à vous exercer. Savez-vous vraiment combien de temps prendra cette présentation? L'avez-vous minutée? Comment pourriez-vous réduire votre préparation de diapositives la prochaine fois?
  2. Remarques d'ouverture généreusesDans bien des cas, l'entrée en matière est laborieuse et hypothèque le temps alloué par vos auditeurs à cette présentation. Il faut bien sûr brosser un portrait de la situation et présenter un ordre du jour au tout début de l'allocution. Ces deux sections devraient prendre moins de 10% du temps total de votre présentation. Comment présenterez-vous la situation et la démarche de façon plus succincte?
  3. Illustrations redondantes. Souvent, un exemple, une illustration ou un seul tableau suffisent pour appuyer votre démarche. Gardez les diapositives supplémentaires masquées; il se peut qu'on ne vous en fasse même pas la demande. Quels éléments de preuve sont essentiels et lesquels sont superflus?
  4. Démarche peu assurée. La structure même de votre présentation ou la démarche logique ne peut s'appuyer que sur un plan solide. Si à la moindre interruption pour une question ou un commentaire, il vous est difficile de revenir à l'endroit même où vous aviez été interrompu, ces moments d'égarement temporaires accumulés vous coûteront des minutes précieuses. Comment pourriez-vous expliquer la démarche de votre présentation sans diapositives?
  5. Questions piège. Dans votre préparation, vous n'aviez peut-être pas pensé à préparer des réponses à des questions prévisibles et vous devez maintenant improviser vos réponses devant votre auditoire.  Une réponse qui met du temps grève votre budget de minutes et pourrait mettre en doute votre démarche ou votre crédibilité. Qu'auriez-vous pu faire différemment dans votre préparation pour mieux vous préparer ou réduire l'incidence de questions difficiles ou gênantes?

Vous aurez sans doute remarqué que les questions sont plus intéressantes que les réponses dans ce billet. Il nous fera plaisir de vous aider à répondre à ces questions. En attendant, bonnes présentations!

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